טקסט כללי על הבלוג

מזה שנים שאני עוסק בהתבוננות על ארגונים, גדולים וקטנים, ממלכתיים ופרטיים, עסקיים ומלכ"רים. לעתים כמנהל, אך בדרך כלל כיועץ שבא לסייע ביצירת שינוי, או לסייע בהנעה לפעולה בהתאם למתפתח בסביבה.

בשבע השנים האחרונות אני מלמד "יזמות" בפקולטה ללהנדסה תעשייתית וניהול בטכניון והדבר מוסיף עוד זוויות התבוננות.

תחומי ההתמחות העיקריים שלי הם תכנון אסטרטגי, סימולציה דינמית (משחק סימולציה) ותכנון בעזרת תרחישים.

הבלוג הזה הוא ניסיון לשתף חלק מהתובנות שנוצרו במסגרת עבודתי ובמהלך חיינו במקום הסוער הזה.

More than 20 years of management and strategic consulting services such as facilitating strategic planning processes, directing dynamic simulations and scenario plannings provided with many insights about decisions making and organizations.

For the last 4 years I lecture "Entrepreneurship" in the Technion (lead technology studies academy in Israel) and it gives more insights.

this blog is an attempt to share with you some of those insights. Some of its posts are translated into English.

יום שני, 8 באוגוסט 2016

על הרצון לקבל הוראות מפורטות - On the Wish to Receive Detailed Orders

(The English version follows the Hebrew one)



במהלך השבועות האחרונים היו לי שתי הזדמנויות לקבל משוב מהמשתתפים בקורסים שניהלתי. בשני המקרים קיבלתי תגובה דומה מאד לגישה מסויימת שלי בניהול הקורס. הדיון הזה הביא אותי לכתוב את הדברים הבאים על הרצון בקבלת הוראות מפורטות.

המשובים התקבל בתחקירים שקיימתי עם המשתתפים בסיום הקורסים. אני מקיים תחקיר מעין זה בסיום כל קורס. אימצתי את הנוהג משרותי בחיל האוויר ואני מעריך אותו כהכרחי לעדכון ושיפור הקורסים ולשיפור האופן שבו אני מרצה.

התחקיר הראשון נערך בסיום הקורס ליזמות בפקולטה להנדסת תעשיה ניהולבטכניון. הסטודנטים הם מלימודי שנים אחרונות בתואר ראשון ומלימודי תואר שני בפקולטות שונות. הם בשנות העשרים והשלושים לחייהם. התחקיר השני נערך בתום סדנה של מספר ימים בקורס לבטחון לאומי במכללת הגליל. המשתתפים היו פקידים בכירים ממספר מדינות באפריקה ואסיה בשנות הארבעים עד ששים לחייהם.

הערה – אני מציין את מאפייני המוצא והגיל של המשתתפים בכדי לתת תוקף גדול יותר להערכתי שלבקשתם ממני יש תוקף גם בקהלים אחרים.


בשני הקורסים חולקו המשתתפים לקבוצות וכל קבוצה התבקשה להכין מצגת הקשורה בנושא הקורס. הסטודנטים בטכניון התבקשו להכין מצגת למשקיעים אפשריים בסטארט-אפ חדש. המשתתפים בקורס לביטחון לאומי התבקשו להציג אסטרטגיית ביטחון לאומי של מדינה. אלו גם אלו תודרכו לגבי המרכיבים העיקריים האמורים להיכלל במצגת. מעבר לכך השארתי להם מקום נרחב באשר להחלטות על מבנה המצגת ותכניה. וכך אמרתי להם (בטכניון בעברית ובמכללת הגליל באנגלית J )

"זו המצגת שלכם. היא אמורה לשמש מכשיר להעברת הדעות והמסרים שלכם. לבנו אותה באופן שיתאים לכם וכך היא תהיה אפקטיבית יותר".

ההנחיות הללו מבטאות את התפיסה הבסיסית שלי באשר להצגת רעיונות ועמדות. אני מנסה להביא לכך שהמצגות שלי תיבננה בהתאם לקו המחשבה שלי, בכדי לסייע בשטף הדברים והדגשתם, ובאופן שהן תהיינה שונות, בכדי לתפוס את תשומת הלב של הנוכחים. זה נדרש עוד יותר כאשר אתה אינך המציג היחיד בפני אותו קהל. כאשר משתמשים במבנה מוכתב מראש של מצגת אנחנו צפויים לשני כשלים: 
  1. קהל משועמם כי יש יותר מידי דמיון בין המצגות.
  2. אובדן תשומת לב לתוכן לטובת מילוי הדרישות המוכתבות של מבנה המצגת.

"עכשיו זה משחק שלכם. עשו כל מה שאתם מעריכים יסייע לכם לשכנע אותי שהסטארט-אפ (האסטרטגיה) שלכם הוא הטוב מכולם" (הלוואי וזה מה שהיו אומרים לי כל ימי בחיל האוויר או כסטודנט).

חזרה לשני התחקירים. בשניהם, המשתתפים העלו את הרצון לקבל הנחיות הרבה יותר מפורטות לצורך הכנת המצגות שלהם. במשתמע, לא מעט מהם ביקשו לקבע תבנית מפורטת שאותה היה עליהם למלא.
וכך, למרות שבכל אחת מהקבוצות היו המשתתפים בעלי מאפיינים שונים, הבקשה שלהם היתה זהה. הדבר הביא אותי לנסות ולהעריך את המניעים לבקשה זו. ההשערה המיידית היתה שאלו, גם אלו, נדרשו להכין מטלה במסגרת קורס וכל רצונם היה לשים את הדבר מאחוריהם במאמץ המינימלי. כולנו מכירים את ההרגשה הזו משנותינו במוסדות לימוד ובהשתלמויות. ברור שקיום תבנית, שאותה היה למלא, היה מקל עליהם לעמוד במשימה בזמן נתון.

אבל, מה עם הרצון להרשים את קהל הנוכחים במצגת? היה ברור למשתתפי שתי הקבוצות שהמצגות יוערכו על פי התרשמותי. נדמה לי שברור ששימוש בתבנית אחידה מקשה על קבלת ציון גבוה יותר בעיקר כאשר גם שאר המצגות נעשו על פי אותה תבנית. אני מוצא את ההסבר לסתירה  בהשערה השניה שלי לגבי המניעים לבקשת הסטודנטים. אני מעריך שקיים אצל המציגים חשש שמא סדר העדיפויות שלהם, והגישה שלהם להצגת הנושא, עלולים להיות שונים, וייתכן אף נחותים, מאלו שהמרצה (במקרה כמו שלי) מצפה להם. לעומת זאת, ניתן להעריך שתבנית של מצגת, הנמסרת על ידי מרצה, תיבנה על פי השקפתו וציפיותיו. כשניתנת יד חופשית גובר החשש שהמצגת לא תהיה לשביעות רצונו של הקהל.

לכאורה זו עוד עדות לנטיית רובנו להירתע מסיכונים. אני מעריך שבמקרה זה הנטייה הזו מועצמת על ידי הציפיות של הקהלים עצמם או של אלו האמורים לייצג אותם. ברוב המקרים הם מצפים לתבנית מסויימת של מצגות.

הדבר מביא אותי להשערה השלישית על מקור אפשרי לבקשת ההדרכה המפורטת. המשתתפים בשני הקורסים רגילים, בדרך כלל, לקבל הדרכה כזו. היד החופשית שנתתי להם איננה כה מקובלת. בכדי "להוכיח" זאת אני מבקש לחזור למהשכתבתי בעבר על הסצנה שבה פועלים היזמים היום. הפוסט הזה נכתב אחרי שנכחתי בערב מצגות של מיזמים חדשים. במהלך הערב שמתי לב שכל המצגות נעשו על פי אותה תבנית. אפילו עמדת העמידה על הבמה היתה זהה וכל המציגים עמדו בה. כך הם תודרכו על ידי האקסלרטור שאירח אותם וכולם מילאו את ההוראות.

הם תודרכו כך כי "יועץ מצגות" מעריך כי זו הדרך הנכונה ביותר להעביר את המסר למשקיעים. וכך, אפילו במוקד הסצנה היזמית, במקום שבו אנשים פועלים בתנאי אי וודאות גבוהים ומוכנים לקחת סיכונים, הם נדרשים להציג על פי מתכונת מוכתבת.

אני מעריך שיש עוד מקורות לדרישה להדרכה מפורטת. עבורי השלוש שהבאתי פה מספיקות בכדי להוביל אותי לתובנה העיקרית שאני לוקח מהן. זו אינה המלצה לפעולה אלא משהו שכדאי להיות ערים לו:


כאשר אנחנו מכינים את עצמנו להציג את דעותינו, את רעיונותינו, ואת הדרכים ליישמם, ראוי שנהיה מודעים לכך שאנחנו, בעזרת הסביבה הרלבנטית, עלולים למשוך את עצמנו לעבר אחידות ותואמנות (conformity), ובכך להיות "אחת/אחד מרבים".


During the last few weeks I had two different chances to get a feedback on the content and quality of a course, lectured by me, from the students attending it. In both cases I have found a similar reaction to a certain approach of mine. This similarity made me looking further into the issue of the need for structured instructions.

Both feedbacks were given during the debriefing at the end of the related course. Debriefing a course with its students is mandatory for me. I have adopted this habit from the organizational culture of the Israeli Air Force in which I served for more than 20 years. I consider it as a pre-condition for improvement.

The first debriefing was made with the students of my Entrepreneurship course in the Faculty of Industrial Engineering & Management of TheTechnion, Haifa. There, the students were graduates and undergraduates from several faculties in their late 20s and 30s. The second debriefing was made with the students of the National Security course in the Galilee College. The students there were high rank officials from more than 10 countries in Africa and Asia in their 40s-60s.

Note - I mention these characteristics of the students to show that although the difference in background, and ages, their reaction was similar.   

In both courses the students were divided into groups and each group was asked to prepare a presentation of a defined topic. The Entrepreneurship students were asked for a presentation for investors of a new startup. The national Security students were asked for a presentation of the National Security Strategy of a country. Both audiences were briefed about the main ingredients that should be included in a presentation. Out of this I left the students a relatively large decision space with regard to the final content and structure of the presentation. This is what I told them:

"It's your presentation. It should serve as a tool to convey your ideas and messages to the audience. Form it in a way that you believe would make it most useful to you and thus it would be most effective".

These words reflect my basic approach of presenting my positions and ideas. I wish that my presentation will follow and support my way of thinking on one hand, and to be as unique as possible in order to gain audience's maximum attention, on the other. This wish is even more essential when you are only one of multiple presenters that appear in front of the same audience. Using the same (dictated?) form of presentation may produce two main drawbacks:
  1. Bored audience due to too much similarity among the presentations.
  2. The need to draw attention to filling the form and not to formulate your ideas.

"Now it is your own ballgame. Do whatever you assume is needed to persuade me that your startup/strategy is the best". (I wish I have always been instructed this way when I was a student or during my IAF service.)

Now, let's go back to the two debriefings. In both, the participants wished that the instructions of presentations' structure and content were much more detailed. It sounded as if some of them preferred to actually receive a form to be filled.

Although these were two different types of audiences, the request was similar. It made me try to understand the motives behind it. The first immediate assumption was that they were students fulfilling an assignment and all they wished was to get rid of it. We all know that feeling from our years in schools and courses. For sure it is clear that if the students' only mission is to fulfill the assignment on due time, then filling a form makes it easier and faster.

But, what about the need to impress the audience attending the presentation? It was very clear to both groups that they will be graded according to my impression from their presentations. I think it is clear that following the same form makes it harder to get a higher grade when compared to same forum presentations. Here comes my second assumption about the origin of the students' request. It's about matching the audience/lecturer priorities and approach. A dictated form is considered to reflect them. Using a form lowers the chances to miss them. When a free hand is given uncertainty grows and with it the fear whether presenter's priorities and approach would be considered as different, and perhaps inferior, to those expected by the lecturer (in my case).

It may look as if it is just another evidence of our risks aversion tendency. In this case I believe that the risk aversion is magnified by common pattern adopted by the audiences themselves or by the persons who represent the audiences' expectations. In most cases they expect a certain formula of the presentation.

This brings me to my third assumption on the origins of the demand for detailed instructions. The participants in both courses were accustomed to get such instructions. My free hand approach is not so common. To "prove" it I wish to return to a previous post of mine about thescene in which entrepreneurs are acting these days and that was written after attending a demo evening. I have noticed then that all presentations followed the same form. Even the opening standing position on stage, of all presenters, was at the same point. They were instructed to do it by their Accelerator and they all followed.

They were instructed to follow this pattern because a "presentation expert" believed that this is what the audience of investors expects. So, even in the epi center of the entrepreneurship scene, where people are operating within a much uncertain environment and are ready to take big risks, they are asked to follow a structured formula when trying to convince their audiences.

I assume that my three assumptions are not the only possible assumptions. But, I believe they are sufficient to draw a reliable insight related to this wish for detailed instructions. It is not an action recommendation but something to be aware of:

When we prepare ourselves to convey and present our ideas, and the ways to implement them, we should be aware that we, with environment's support, may pull ourselves into uniformity and thus become only "one of many".

   

  

3 תגובות:

  1. פעם השווה ישראלי אחד בין לקוחות אמריקאים לאירופאים לגבי טיפול בתקלות. לאירופאים, אמר, צריך להסביר את הפתרון והם ידעו מה לעשות. לאמריקאים לעומת זאת - צריך לתאר כל שלב בפירוט.

    בשנים האחרונות אנחנו הישראלים הפכנו - לפחות במובן זה - ליותר אמריקאים. כמה מאיתנו נוסעים ליעד מסויים ללא הנחייה של תוכנת ניווט? זה הרבה יותר נח ומשחרר אותנו מהצורך המטריד לזכור כל מיני דברים וכן - גם מחוסר הביטחון הכרוך בכך.

    בנוסף, אם נקבל הנחיות מדויקות נוכל תמיד לגלגל את האשמה על מישהו אחר (ואולי גם לתבוע!) שכן אנחנו רק מילאנו הוראות - גם בזה יש משהו משחרר.

    כמו שנאמר במערכון של יוסי בנאי ורבקה מיכאלי:

    - איזה יום היום
    - יום שלישי
    - מי אמר
    - הממשלה

    ובקרוב אצלנו ובא לציון גואל.

    השבמחק
  2. חזרת לבלוג. תובנה חשובה. גם אני שוקל רענון שלו ועבודה בעיקר דרכו תוך כיתוב הפייבוק והטוויטר כשצריך. מי עזר לך בעיצוב ובבנייה?
    הרצון לקבל הוראות מפורטות מתכתב עם כל כך הרבה דברים, ואני שמח שאתה פותח את הנושא. ניהול - היסטוריה - פוליטיקה - דת, הש-טג לכולם. בהצלחה.

    השבמחק
  3. התגובה הקודמת היתה של אליעזר יערי

    השבמחק